用Access打造一个家庭图书管理系统

　　当家庭图书越来越多时，管理起来比较麻烦，我们试着用Access打造一个家庭图书管理系统岂不好？这个数据库可记录每本书的基本资料，能随时增删记录，还可按不同条件快速查找个人藏书信息。假如同学朋友之间都能建立这样一个数据库，数据库信息合并，就是一个小型图书馆，通过查询可以看到自己需要图书是否有人买了。
　　本例使用Access 2003版，其他版本操作大同小异。 
　　一、首先建立一个数据库，好往里面装数据。
　　第一步：启动Access 2003，单击菜单命令“文件→新建”或单击工具栏上“新建”按钮，在右侧“新建文件”窗格中单击“空数据库”项。
　　第二步：在打开的新建对话框中设置好文件名及保存路径，本例命名为“我的图书馆”，接着单击“创建”按钮，新数据库就建好了。
　　二、数据库建好了也得规划一下，以便保存不同类型的数据。在Access中，“表”是规划数据库的核心，主要作用是按照一定结构保存所有数据，其他如查询、报表等操作都需在此基础上完成。
　　第一步：规划表结构。图书信息多，本例创建的图书基本信息数据表只设置了序号、书名、作者、出版社、购买日期、定价、图书类别、介质和内容简介等几个字段。
　　第二步：单击数据库主窗口左侧“对象”下的“表”按钮，接着双击右侧“使用设计器创建表”项打开设计视图窗口，在“字段名称”单元格中输入字段名，单击其右侧的“数据类型”单元格，从下拉表中为每个字段设置一种类型。本例中，序号选“自动编号”，购买日期选“日期/时间”，定价选“货币”，内容简介选“备注”，其他都选“文本”。可以在窗口下字段属性中对数据类型进行具体设置，如“文本”数据类型默认长度是50个字符，遇到长书名不够用可在常规项中将“字段大小”改为255。
　　第三步：设置好所有字段及数据类型后，数据表框架算完成了。Access建议每个数据表都要设置一个主键字段才能定义与数据库中其他表间的关系。用鼠标在“序号”单元格中点击一下，然后再单击工具栏上的钥匙图标，就可把此字段设置为主键。按Ctrl+S键保存，第一次保存数据表会弹出对话框，输入数据表名称(本例为“我的图书基本信息&rdquo后确定即可。
　　第四步：关掉设计视图窗口，会在数据库主窗口中看到刚才保存的“图书基本信息”表，双击打开它进入数据表视图窗口，可以向表中添加数据了。数据输入方法与Excel相似，用鼠标点击某单元格再输入，按Tab键或回车键快速进入下个单元格，按箭头键快速在不同单元格中切换。
　　序号字段是自动编号类型，软件自动按顺序填写数字；购买日期字段是日期／时间类型，如输入“04/10/2”或“04-10-02”会自动转换成标准格式“2004-10-2”；定价字段是货币类型，输入数字回车确定后会自动加上符号“￥”。
　　小提示：文本与备注类型是用来保存字符信息的，文本类型最多保存255个字符，备注类型多达6万字符，可根据字段属性选择。
　　第五步：图书类别可根据自己的情况划分，如笔者将所有图书大致归为数学、计算机、文学、艺术、外语、生活、哲学、历史、娱乐休闲、其他共九类。这些项目有限的数据可制成列表，输入时只用鼠标选一下即可。
　　(1)双击“使用设计器创建表”创建一个新数据表，命名为“分类”，只设置一个字段：类别名称。保存时会提示设置主键，单击“否”不设置。关掉设计视图，双击打开该数据表，分别输入图书类别。
　　(2)在数据库主窗口右侧点选“图书基本信息”表，再单击“设计”按钮进入设计视图窗口。点击该表中“图书类别”字段后点击字段属性下的“查阅”选项卡，点击“显示控件”后面的输入框，在下拉表中选“组合框”后将“行来源类型”设置为“表／查询”，再点击“行来源”后面输入框，从下拉表中选刚才建立的“分类”表。
　　(3)按Ctrl+S键保存，再单击数据库主窗口上的“打开”按钮进入数据表视图窗口，点击“图书类别”字段，会显示下拉按钮，单击它弹出列表，点选相应图书类型即可。以同法还可为其他字段设置下拉表，如介质设置为“纸质”、“CD”、“硬盘”项，创建名为“介质”的新表，再按法把它与“图书基本信息”表中的“介质”字段绑定即可。 
　　三、需输入数据量大时，可借助Access的窗体功能，使数据输入更直观方便。
　　第一步：在数据库主窗口左侧单击“窗体”按钮，在右侧双击“使用向导创建窗体”打开向导窗口。在“表／查询”下拉表中选中“表：图书基本信息”后单击中间的“>>”按钮将“可用字段”中所有字段都加到“选定的字段”中。
　　第二步：单击“下一步”，接下来的窗口用来设置窗体的排列方式，这里选“纵栏表”。再单击“下一步”，选择窗体的显示样式，笔者觉得“混合”样式好看，所以选了该项。继续单击“下一步”，为窗体指定一个标题，这里用默认的“图书基本信息”。最后单击“完成”按钮结束窗体创建。
　　第三步：默认情况下创建完成后窗体自动打开，可输入数据也可在数据库主窗口“窗体”项中双击刚建立的窗体打开它。在这样的界面中输入数据方便很多。按Tab键、回车键、箭头键可在各个输入框中快速切换。输完一条记录后自动进入下条记录，可通过它下面的多个导航按钮在所有图书记录中浏览、修改。
　　四、查询：获得问题的答案。数据库的特长在于快速检索，在Access中通过设置条件可快速查找出符合要求的图书记录，如2003至2004年买过什么书，30到40元间有哪些书，某出版社或某特定作者的书等。以找藏书中所有英语类图书为例，一窥Access强大的查询功能。
　　第一步：在数据库主窗口左侧单击“查询”，在右侧双击“在设计视图中创建查询”项，显示查询设计视图窗口并弹出“显示表”对话框。点选前面创建的“图书基本信息”表后单击“添加”按钮将其加到查询设计视图中，最后单击“关闭”按钮退出“显示表”对话框。
　　第二步：单击“表”行的单元格，从下拉菜单中选前面创建的“图书基本信息”表后单击其上的“字段”行单元格，选该表中“书名”字段，确保“显示”行复选框为选中状态，表示这个字段在最终查询结果中显示出来。以同法添加其他想要显示的字段，最后加上“图书类别”字段，取消其“显示”行中复选框选择(最终查询结果不显示该字段)并在“条件”行输入关键词”英语”(英文双引号)，表示筛选出该字段值为“英语”的所有记录。
　　第三步：按Ctrl+S键保存，第一次保存弹出“另存为”对话框，输入查询名称(如“英语书&rdquo后确定。关掉查询设计视图窗口会发现查询表中多出了“英语书”一项，双击它就会惊奇地发现数据库中图书类别为“英语”的图书记录都显示出来，并每个记录只显示出我们所关心的那几个字段。
　　以后在数据表中追加更多记录时，随时双击刚才所创建的查询“英语书”，它都能找出所有英语类别的书来。当然，查询只是对数据表中的数据重组，并不改变表中数字。
　　第四步：如觉得查询结果太土，可用窗体形式显示结果，制作方法与前面一样，只是在“表／查询”下拉表中要选中“查询：英语书”项。
　　本文只是简单实例。